Полнофункциональное решение, основанное на использовании линейки продуктов от компании EMC Documentum – «Электронный архив нормативно-справочных документов».
Решение предназначено для банков и других предприятий, использующих в своей работе большие объемы нормативно-справочной документации.
Задача-пример
Для улучшения клиентского сервиса в банке решили обеспечить сотрудникам интегрированный доступ к нормативным документам, имеющим отношение к описанию и технологии продажи банковских продуктов. Для этого требовалось внедрение электронной системы, которая бы автоматизировала процесс актуализации нормативно-справочных документов с момента инициации изменения до публикации согласованного документа в архиве с обеспечением доступа уполномоченным лицам, и, кроме того, была бы надежной и безопасной для соблюдения требований конфиденциальности. Банку нужна была система, которая справлялась бы со значительными объемами содержания.
Решение
Решение «Электронный архив нормативно-справочных документов» на платформе EMC Documentum предназначено для управления процессами создания, утверждения, публикации, поиска, доступа и хранения нормативных документов банка, содержащих описание продуктов, бизнес-процессов, регулятивных процедур и прочей вспомогательной информации, относящейся к поддержке осуществления продаж банковских продуктов и услуг через торговые точки. Система безопасности, построенная на основе пользователей и ролей, позволяет контролировать доступ к контенту и процессам его изменения. Такая система контроля позволяет обеспечить конфиденциальность информации и повысить качество контента в целом. Система реализована с применением таких проектных решений и инструментальных средств, которые обеспечивают возможность ее масштабирования для расширения ее функционала и использования при работе с нормативно-справочными документами из других областей банковской деятельности.
Результаты
- Вся нормативно-справочная информация хранится в репозитарии Documentum и доступна из него.
- Веб-доступ позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников и быстроту реакции на запросы клиентов, а также ускорить процессы анализа информации.
- Снижены временные издержки с одновременным повышением удобства и эффективности процессов создания, согласования и актуализации внутренних нормативных документов.
- Повысилась эффективность взаимодействия между удаленными структурными подразделениями путем использования электронных версий нормативных документов, доступных по сети.
- Сократилось время нахождения и доступа к необходимым документам за счет автоматизации процедур поиска информации в хранилище документов по атрибутам и содержанию.
Внедрение данного решения позволяет:
- Создавать и редактировать документы непосредственно из Системы при соответствующих правах пользователей.
- Осуществлять контроль над неизменностью документов после их утверждения и передачи на длительное или постоянное хранение.
- Осуществлять поддержку и автоматический контроль версий документов с возможностью создания древовидной структуры версий, оснащенной средствами навигации.
- Поддерживать весь жизненный цикл документа: от его создания до уничтожения. Архив позволяет настраивать жизненные циклы, состоящие из различного числа состояний.
- Группировать документы в виртуальные подшивки.
- Формировать связанные документы. Количество связей между документами не ограничено.
- Осуществлять расширенный поиск документов по его атрибутам, по ключевым словам, по всему тексту вложенного документа и т.п. Поддерживается поиск по документам на русском, английском и украинском языках.
- Формировать отчеты (по конкретному документу, типу документов, процессу, типу процессов, исполнителю, подразделению, группе и т.д): как мгновенных, отражающих текущее состояние документооборота, так и агрегированных аналитических, суммирующих информацию, полученную в течение различных временных отрезков (день, неделя, месяц и т.д).
Рекомендуемый комплект продуктов
- EMC Documentum Content Server
- EMC Documentum Webtop
- EMC Documentum Administrator
- EMC Documentum Developer Studio
|